E-Mail-Archivierung

Der Komplettschutz für Ihre Daten

Wir sichern Ihre geschäftlichen E-Mails vollständig – und das zu 100% gesetzeskonform. Unsere manipulationssichere Ablage Ihrer Nachrichten und Anhänge erfolgt auf deutschen Servern und unterliegt damit selbstverständlich auch deutscher Rechtsprechung. Dank einer sehr benutzerfreundliche Oberfläche sind alle erforderlichen E-Mails schnell auffindbar.

Ihre Vorteile auf einen Blick

– Datenverluste werden ausgeschlossen
– Sicherer, schneller und intuitiver Zugriff auf Ihre archivierten E-Mails von jedem Ort
– Gesetzliche Anforderungen werden vollständig erfüllt

Ein Ausdruck der E-Mails und die anschließende Ablage reicht nicht aus. Erst durch die Nutzung einer E-Mail-Archivierung sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen alle rechtlichen Vorgaben erfüllt.

Archivierung - gesetzliche Pflicht!

Für die Archivierung gilt seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) vollumfänglich. Es gibt keine Hintertüren mehr.

Die Frist ist abgelaufen: Nun gelten sehr strenge Regeln zur Archivierung nach GoBD

Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß. Für die Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt. Es gibt keine Hintertüren mehr.

Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivieren. Archivierung von Dokumenten ist eine klare, gesetzliche Vorgabe! Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.

Meistens müssen Unternehmen aufgrund einer Betriebsprüfung oder Kontrollmitteilung bei sich oder bei einem Unternehmen, mit dem Geschäfte gemacht werden, auf Dokumente zu abgeschlossenen Geschäften zurückgreifen. Kontrollmitteilungen oder Betriebsprüfung sind deshalb ein besonderer Auslöser zur Prüfung der Archivierung. Oftmals melden auch unzufriedene Mitarbeiter Firmen beim Finanzamt. Wichtig: Das kann auch Jahre später passieren!